マンション管理フロー「リーダーシップ抑制補完プロセス」

今回は執行機関である「理事会」が解決方法を決めて、それを居住者に提示するプロセス提示です。これは反論に対し、対応が出来る自信があるときに使うことが出来ます。この手法はいわゆる「共和主義」の考えですね。ただ、総会運営は民主的に行うべきで、やはり総意であることの浸透は重要です。

このプロセスのポイントは、

l        理事会が強いリーダーシップを発揮できる体制、人員で構成され

l        かつ、居住者から既に信頼されている場合に適応。

このような優秀な理事会の陥りやすい問題は、情報開示の不徹底である。優秀なリーダーは自分の方針が正しいかどうかの確認を怠ってはいけない。常に支持率に留意し、自分達の方針が信任を受けているかどうかの確認を行う必要があります。具体的なプロセスはこのﾌｧｲﾙ を見てください。

解説

この運営は、「基本」に比べると浸透を簡略化し信任を得る行動を行なうだけに留めている。理事会主導の管理組合運営が可能でも、常に管理組合員の反発、理事会メンバー内でも反発を注意する必要がある。

l        理事会で考えた解決方法、解決策に同意を得られるようにして居住者への問題点の共有化を目指す。

l        常に理事会はリーダーシップを持った対応をしている姿を見せる。

l        アンケートは証拠を残すために必ず作成する。

l        アンケートはYes、No形式での回答をリード。筋書きがあるアンケートは不満を吐き出させるための意見欄を必ず設ける。

l        このプロセスは基本と違い理事会で決めたことを開示することを目的とするために、回収率はあまり重要としない。

しかし、自分たちはリーダーシップを発揮できると勘違している場合はどうすべきか。実際にリーダーシップを発揮していると思っている人たちは気づきようがない。理事会メンバーで突出した意見を述べ、強く自己の主張を行う人たちの存在が問題となったら、他のメンバーは彼らと理事会では意見を戦わせるのは避け、理事会の和を壊さないように、居住者へのアンケートをとる方向に持っていく。あとは、アンケート結果で再度議論を行なえばよい。

マンション管理運営フロー「基本パターン」

この方法は、消極的であっても理事会が一定の活動を行っている場合を想定しています。積極的に行っている理事会の場合は、次回以降説明する方法で考えてください。フローはフロー図 添付ｐｄｆファイルで見てください。

ポイント
 理事会内解決策を見つけ出すのではなく、居住者へ問題の共有化を目指す事。
 問題が住民間に拡大する前に対応をする。スピードが大事。
 共有化は、「アンケート」。そして、必ず回答をもらう事。
 理事会は、管理組合の執行機関に徹する事。

掲示・回覧・配布では、すべての居住者が読まないため、問題の「共有化」は困難です。必ず「アンケート」をとりましょう。そしてアンケートはYes、No形式での簡単に回答できるようにしてください。この方法は、理事会で最初から解決策を提案する必要がないので簡単だと思います。
理事会は、管理組合の執行機関として、「管理組合総会等」で決定したことに対して執行することに徹し、判断は区分所有者の総意に基づいて決まる仕組みとします。理事会は、リーダーシップを取るよりは管理組合のサポートに徹した方が、区分所有者に管理組合員の一員としての自覚を促すことにもなりますし、日本の現在の管理組合体制は民主主義が基本であり、この方法は区分所有者の理事会への不要な争いを防ぐことが出来ます。そのため、「結論が総意である」ことを区分所有者に主張することが重要（＝９０％以上のアンケート結果を集める）となります。この共有化マネージが理事会の重要役割と考え、例え世帯数が多くても諦めずに行ないましょう。そして、この活動を行うだけでも、居住者の理事会へ信頼度が増します。しかし、この方法の最大問題は、組合員の総意が必ずしも正しい選択ではないことである。もし、意図に反した結果となっても、完全民主主義を取っている限りやむを得ないと考えることが重要です。
アンケートを集めるコツは回収期間を１週間以内に留め、未提出者には速やかに、提出のお願いを「居住者の名前」を記載して再投函する。お願いを繰り返すことで、組合員であることに自覚を促すことにもなります。これで、９０％のアンケートを回収できます。是非、試してください。

マンション管理運営フローと事例研究

マンション管理運営フロー

今まで内容を踏まえ、マンショントラブルのマナーに関する問題が生じたときの対応プロセスを提示してみたい。

マンション毎に管理組合、理事会の運営状態はそれぞれであろう。理事会運営で大事なことは、「問題解決の近道は、情報の共有化とそのスピード」である。今回提示するフローは、マナーに関する問題だけへの対応ではない。マナートラブル解決の一般的なプロセス提示（以下基本プロセス）ではないが、基本プロセス以外に、管理組合運営状況にあわせた補完プロセスも必要と考え、以下の2つも提示してみたい。

①        強いリーダーが存在している場合

問題なく物事が運ぶことが多いが、一方拗れると問題解決が困難になる。行き過ぎをチェックする体制のプロセスを提示してみたい。（以下　リーダーシップ抑制補完プロセス）

②        理事会が成立していない場合

もっとも問題となる理事会を成立させるプロセスを提示してみたい。

これは基本プロセス適応の前段階と考えられる。（以下　理事会召集補完プロセス）

それでは次回から順番に説明していきます。

マンションでのトラブル発生時の理事会運営手法

理事会で解決方法、解決策を頑張って見つけ出すのではなく、区分所有者への問題点の共有化し、問題が拡大する前に対応することが重要である。無理をして自分達だけ考える必要はないのである。謙虚に皆さんの意見を聞きましょう。

しかし、掲示・回覧では問題の共有化は簡単にできない。アンケートを取り、その問題を一度、居住者に考えてもらうプロセスが大事である。これで居住者の頭に入れること出来る。

皆さんは執行機関である「理事会」が解決方法を見つけ、それを区分所有者に提示するのがベストと考えるかもしれないが、それは反論に対して、明確な対応が出来る時にし、また、行ったとしても選択肢としての提示することで、区分所有者の理事会への不要な不信感をなくすべきである。

アンケートをとるときは「投票のパラドックス」を考え、総会運営を民主主義的に行うには、総意の浸透が重要である。理事会が独断で行っているのではなく、総意で決めたイメージを持たせることが重要である。

世帯数が多くて時間が掛かっても諦めずに行う。提出期間を１週間以内に留め、未提出者には速やかに提出を、区分所有者名を記載してお願いし、区分所有者であることの自覚を促す。アンケートをとると、必ず反体制派からの抗議ある。それには、彼らが少数派であることを、アンケート結果等で数字で訴えかけるのである。

大事なことは、「理事会ですべての解決方法を考える必要はない。」ことだ。

理事会は管理組合の執行機関であるが、「管理組合」で決定したことに対して執行することに留め、判断は総意に基づく様に管理組合員としての自覚を促す方が効率的な運営である。